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2009.09.29

デジカメを使ったペーパレス化の試み

ペーパレス化はビジネスマンの夢、というのは大げさだとしても、日常の仕事から紙がなくなってくれると、ほんとに机の上や机周りがスッキリするし、会社など職場ばかりでなく自宅の隅っこにたまってゆく書類や雑誌なんてのがなくなれば、気分が少しは軽く明るくなりそうな気もする。

ということで、ペーパレス化を進めている。なかなか進まないけど、こういうのは肩に力を入れるよりも毎日チョイチョイとできるほうがいいだろうし、どこででもできるのがベストだと思った。ということでコンデジ(=コンパクトデジタルカメラ)でこつこつと続けているのでご紹介。もともとは茂木健一郎氏がナビゲートするNHKの「プロフェッショナル」の第1回放送「星野佳路氏」のマネから始まったんだけど、自分なりに改良して気に入っている。

手順は次のとおり。

(1) 手に入った書類は1ページ目右肩に必ず日付と件名をメモする。最初は馴れないので忘れがちだが繰り返しているうちに馴れる。殴り書きでかまわない。馴れてくると、もらった場所、同席者なんて補足情報を書き込むだけのゆとりも出てくる。この補足情報が、あとで会議の内容とかを思い出したりするのに大いに役立つ。

(2) デジカメでの撮影は近接撮影モードで1枚ずつ全ページを機械的に撮影する。書類はステープラやクリップからはずした状態で机やテーブルの上に置き、デジカメは両手で腰から胸の高さで。撮影時の構えを自分なりに決めておくと、安定した画角で綺麗に撮れる。カメラのズーム機能とかで決めようなんて思ってはいけないし、多少傾いていても気にしない。できるだけ撮影動作はシンプルにする。そうしないと嫌になって長続きしない。最初の1コマ目か最終コマのどちらでもいいから、書類の1ページ目に書き込んだ「右肩日付」を最大マクロで撮影しておく。

(3) 撮影後は全面真っ黒な「捨て齣(ごま)」を撮影しておく。レンズをテーブルの天板に伏せたりして何も写っていない1枚を撮影しておく。これをやると、あとでサムネイルを眺めたときに、捨てゴマがドキュメントの区切りになり見やすくなる。撮影したファイルを内容ごとにフォルダに分けてテキストでメモをつけよう……なんてしてはいけない。撮ったファイルはまとめてひとつのフォルダに放り込んでおく。半年とか四半期とかの区切りで機械的にフォルダ分けするのがベスト。

このようにしていくと、印刷書類、手書きメモ、名刺、立体物、参加者、天候……すべてが時系列で一直線に格納される。これって、実は野口悠紀雄氏の“超整理法”のパクりに過ぎない。単に時系列で並べるだけだ。

筆者はウィンドウズPCを使っているのだが、こうやって貯まった画像ファイルは、Windowsフォルダの[表示]-[縮小版]でサムネイル表示して眺めてやる。ファイル名は、同じデジカメで撮影していれば時系列順に番号が振られていることが多いはずなので、名前順で表示してかまわない。あれこれ写真管理ソフトなんて使わなくてもいいのだ。

ここで(2)で最大マクロ撮影した「右肩日付」と、(3)の「捨てゴマ」が威力を発揮する。フォルダのサムネイル表示で、真っ黒な「捨てゴマ」が書類の塊の区切りになる。そしてその塊の内容は大きく撮影した「右肩日付」で確認できるというわけだ。サムネイル表示で読めなくても、その画像が「右肩日付」であるとわかるだけで、あとから探すときの労力を大幅に軽減できる。取引先が出してきた提案書とか、読んで面白かったビジネス書とかで特徴的“絵”があったら、それを大きく撮影しておく。すると、その絵の特徴的な形や色合いが一種のブックマークの役割を果たしてくれ、サムネイルでの探索をより容易にする。

こうして撮影した画像ファイルは、1週間とか1ヶ月の適当な間隔でPCに保存する。デジカメのメモリカードが一杯になってきてからでもかまわない。画像のバックアップにはポータブルハードディスクを使ってやるが、これへのコピーも適当な間隔でかまわない。あまり几帳面にやろうとすると長続きしない。最近はディスクの単価が安くなってきているので、けちけちしないで、バンバン保存してゆく。いらなくなったらあとで捨てればいい。

準備として注意が必要なのはデジカメでの撮影サイズだ。ファイルサイズが必要十分に軽くなるよう、何度かあらかじめの試し撮りとサムネイル状態での確認が必要だ。だいたい一枚が500~600KBに収まる縦横サイズ(ピクセル)を割り出しておきカメラにセットしておくといいだろう。それから、できればストロボを使ったときの光の反射具合を調べておくとよい。光沢紙などはストロボの光を反射して紙面が白くつぶれることがある。

◇ ◇

さて、撮影が終わった紙のオリジナル資料はさっさと捨てるのが理想的だが、心情的に捨てられないときには、クリアホルダを使って超整理法的にバックアップしておけばいい。クリアホルダの収納には投げ込み式のファイルボックスがいい。ホルダはボックスの左に放り込む。古い書類が右側に押し出されてゆくという按配だ。

ここでクリアホルダの向きで一工夫。ふつう、右利きの人がクリアホルダを使うとき、クリアホルダを向かって右に開くようにして左手に持ち、収納する書類を右手に持って左手のホルダに差し込む――となることが多いと思う。けれども、クリアホルダを使った超整理法では左右を逆にする

右手には、書類を差し込む口が左に開いているクリアホルダを持つ( ホルダの“背”が右 )。このとき大抵のホルダにある半円形の切り欠きに右手の親指を合わせて持てば、ホルダは左にブランと開いた状態になっているはずだ。そこに、「右肩日付」が右上に見えるようにして、書類を左手でホルダに差し込んでやればいい。たとえばA4縦で横書きの書類は、表紙に向かって左側がステープラで留めてあったりするが、その留めてあるほうがクリアホルダの開いているほうに位置するようになる。

いま右手には、書類の「右肩日付」が右上に透けて見えるクリアホルダがあるわけで、こいつを右手でそのままファイルボックスに投げ込んでやる。投げ込みは縦方向で。キャビネットの引き出しに収納するときには横向きの場合が多いが、こうすると引き出しの中から二度と出てこない。基本は机の上に常に見えるように立てておいて、縦置きで底面積をできるだけ小さくする。こうすると“捨てるべき書類”が常に目に見えるし、あとからファイルボックスに並んだクリアホルダを見るときに、「右肩日付」が必ず手前左側面にあって見やすいし、クリアホルダの“背”によって1ドキュメントが1ホルダ単位に区切られているので取り出しやすい。取り出しやすいということは捨てやすいということだ。(この方法、もう、誰かが既にやってそうだな……)

基本的に、撮影後の紙は捨てる、もしくは誰かにあげるので構わないと思う。同じ会合に出席している人間が紙の資料をもっているなら自分は捨ててもかまわない。少なくとも、これまでそれで困ったことは一度もない。

デジカメの新機能として、自動的に「日付ゴマ」と「捨てゴマ」を挿入してくれると嬉しいな。「捨てゴマ」は後から挿入できるなら、区切りを変更できるのでますます嬉しいのだが。


●参考:
『プロフェッショナル 仕事の流儀 リゾート再生請負人 星野佳路の仕事 “信じる力"が人を動かす』
経営者・星野佳路の道具 http://www.nhk.or.jp/professional/tool/060110/index.html

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