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2009.10.01

メールの件名がつまらない人は仕事ができない?

電子メールが仕事や日常生活にあまねく行き渡っているように見える。そりゃ、仕事の内容によってはメールなんて使わない、という人もいるだろうけど、ここでの話は毎日の仕事がメールを中心にドライブされてゆくような人についての話だ。

毎日メールを使って何年も仕事をしてきているにもかかわらず、相変わらずお粗末な件名(=見出し)のメールを送ってくる人が多い。たとえば「○○○の件」とか「×××について」という件名。「修正の件」とか「さきほどの会議について」というやつで、最悪なものでは「失礼します」なんて一言件名で送って来やがる( コトバ乱れちゃうくらいに、この手のメールは頭にくる。こういう営業は以後立ち入り禁止 )。

「今月今夜のこの月が」じゃないけど、あなたが1ヵ月後にこのような件名をみて、どんな内容のメールであったのか具体的に思い出せるのだとしたら、あなたはよっぽど記憶力とか仕事術がすごいのか、それとも憶えたり調べることがきわめて少ない幸せな仕事をしているのに違いない。

仕事のメールが毎日百通くらいやってくるような生活をしていると、メールをひとつひとつ開いて中身を確認するなんてことは、ほぼ不可能になる。フォルダやラベルで仕分けしたりするにしても、そのためにはメールの内容がわからないことには手の打ちようがない。だから、件名を見ただけで内容がほぼ特定できることが必要なのだ。メールを送るほうも送られるほうも、そのほうがメリットがあるにしても、デメリットはほとんどないだろう( 「件名を考えるのが面倒」という意見は却下 )。

もひとつ、メールの件名で気をつけたいのは、返信、返信の繰り返しでメールのキャッチボールをしている途中で、件名と本文の内容とがズレてしまうこと。「Re:×××」を何十回も繰り返して、もう話の流れも内容の変化も件名を見るだけではぜんぜん想像できなくて、結局ひとつひとつ開いて「返信」の流れを確かめなければならない――なんてことがある( デスマーチほど、その傾向があるようだ )。返信の途中で適当な件名に書き換えればいいだけの話なんだけど。このような横着な例は若いヤツに多い( 年寄りに多いのは最初のケース )。

返信の繰り返しがチャット状態になって、一通のメールにいろいろな話題が混入して来るからこうなってしまう。メール一通にはひとつの話題、そして件名が話題を語るように気を配るだけで将来的な意思疎通の齟齬を予防できるんだけど。

「何を」語っているのかわからないメールは迷惑メールと一緒だ。

見ただけで内容が特定できる件名というのは、言い換えれば、その件名を見ただけで次に何をすべきかがわかる、ということ。つまり、人の行動を誘発するということ。だから、件名をないがしろにしていると、そのメールで人は動いてくれない⇒「だからメールってダメじゃん」⇒ますますメールの扱いをおろそかにする( 以下、悪循環 )。

◇ ◇

件名以外でメールで気をつけたいのは、To、Ccの使い分け。メールのテーマが語りかける相手は To、同報してとりあえず情報共有しておこうねという関係者は Ccにするのが普通だと思うけど、前述の「返信の繰り返し」の途中で Ccで送っていた相手が Toになることがある。ところが、「返信の繰り返し」を「全員に返信」でやっていたりすると、Toと Ccのことまで気を回さずにメールを送信したりするケースが見られる。

これも非常に困る。

大量のメールをさばくのに大切なスキルは「読まない」ことで、つまり如何にして読まないメールを識別するかということになる。だから、自分が Ccのメールは優先度を低くして、できるだけ読まずに済ませる。「Re:×××」のままでやりとりされていたメールが、いつの間にか自分に語りかける内容に変化している(=自分がToになっている )なんて思いもしないから、重要な問いかけや連絡事項が「読まないメール」になってしまう。

Toと Ccの使い分けをしっかりやらないと、「誰に」語っているのかわからないメールとなり読むべき相手に見過ごされてしまう

つまり翻ってみれば、やってきたメールの Toが自分なのかどうかを、いまのあなたがメールソフトの自動仕分けとかで識別していないのだとしたら、相当な時間を浪費し続けている可能性がある、ってことだ( Toが自分のアドレスだったら色をつけるとか星をつけるとか、いろいろあるでしょ?)。

要は、件名も宛先も、どちらもメールを送る相手に対する思いやりがあるかどうか、てコトなんだろうけど。

◇ ◇

理想は本文なしの件名だけで用事が済むという状態で、件名の文末に「eom」と書けばいちいちメールを開く必要がなくて便利、というハックがあった。たとえば「明日の会合は17時に変更/eom」なんて件名で済ませてしまう。「eom」は end of message の略。

●Google検索「メール 件名 eom」
http://www.google.co.jp/search?hl=ja&source=hp&q=%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB+%E4%BB%B6%E5%90%8D+eom&btnG=Google+%E6%A4%9C%E7%B4%A2&lr=&aq=f&oq=

それから、Toや Ccを素早く入力するには、日本語入力変換( IME )のユーザ辞書機能を使う。「やまだめる」で変換したら“取引先の山田さん”のメールアドレスが出るように単語登録しておく。単語登録の備考欄( たとえば“ユーザコメント” )に日付やメモを一緒に書き込んでおけば便利だ( 例「山田太郎 ○×△社総務部長 091001」)。IMEのキー割り当てを [Ctrl]+[変換] で単語登録画面が出るようにカスタマイズしておけばさらにラク。

メールソフトのアドレス帳ではなく IME辞書をアドレス帳がわりにしておくと、ワープロソフトでメールアドレスが必要になったときに、いちいちアドレス帳を開いて……なんて手間が不要になるし、マウスを使うことなくメールアドレスを入力できる。こうやってラクをしておけば Toと Ccの書き換えなんてことも煩わしくない

Gmailを使えば、うろ覚えのアドレスでも自動的にアドレスの候補リストが出るから、IME辞書すら不要になるけど、ね。

◇ ◇

自分が出したメールが全て読まれると考えるのは甘い。メールの最大の存在意義は記録性。あとから検索することで仕事の流れを確認したり、資料として活用するためにある。こういう使い方、メールが単なる「連絡ツール」だと思っている人には想像もつかないだろうけど。だから受信メールは高速に検索可能で、保存容量に制限がないのが当たり前と考えるべき。その点 Gmail は優れている。ネットで仕事をする、ネットを相手に仕事をする、ということが良く分かっている人たちが作ったツールだと思う。

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